Succesul si reputatia noastra depind atat de calitatea produselor si serviciilor furnizate clientilor nostri, cat si de modul in care ne desfasuram activitatea. Prin cresterea continua a performantei, stabilirea unor standarde superioare si printr-un comportament etic profesional, transpunem acest deziderat in succes. In acord cu prevederile Autoritatii de Supraveghere Financiara (ASF) si legislatiei internationale, societatile sunt obligate sa creeze o functie de conformitate. Conformitatea insumeaza un set de reguli, legi si linii directoare, care reprezinta o sarcina permanenta pentru institutii/ societati si sunt puse in practica de catre un departament specializat, sub supravegherea Ofiterului de conformitate. Departamentul de conformitate are cinci responsabilitati: identificare, prevenire, monitorizare/ detectare, rezolutie si consultanta. Ofiterul de Conformitate identifica riscurile pe care o societate le intampina si recomanda corectii adecvate; elaboreaza si implementeaza controale pentru a proteja societatea de aceste riscuri si urmareste monitorizarea conformitatii si rapoartelor privind eficacitatea controalelor in gestionarea expunerii la risc a societatii. De asemenea, departamentul rezolva problemele de conformitate in momentul in care acestea apar si ofera recomandari, cu privire la reguli si controale.

Ghidul de Conformitate si Etica al societatii Kunden Broker subliniaza o viziune comuna a standardelor si practicilor pentru activitatea noastra. Principiile prezentate in acest document ne ghideaza pe fiecare dintre noi, in activitatea zilnica. In acord cu legislatia in vigoare, Ghidul de Conformitate si Etica, insumeaza un set de reguli, reglementari si proceduri detaliate, care guverneaza modul in care societatea si personalul acesteia isi desfasoara activitatea profesionala. Acest set de principii directoare si politici confera siguranta faptului ca, intreg personalul si actionariatul au o viziune comuna asupra standardelor etice si opereaza in conformitate cu aceste standarde. Ghidul stabileste standardele minime ce trebuie respectate de catre intreg personalul angajat si colaborator.

Politica de conformitate

Conform structurii sistemului de management al conformitatii se identifica si se evalueaza riscurile de conformitate si se stabilesc metodele de identificare si solutionare a cazurilor neconforme. Riscul de conformitate reprezinta riscul de afectare/ vatamare a integritatii si reputatiei societatii prin nerespectarea legilor, regulamentelor, procedurilor interne si standardelor etice, referitoare la activitatea profesionala zilnica si la comportamentul fiecarui individ, aplicabile persoanelor care isi desfasoara activitatea in cadrul companiei Kunden Broker.

Politica anticoruptie si antifrauda interna

Incalcare din partea angajatilor/ colaboratorilor sau partenerilor, a legislatiei in vigoare, a procedurilor interne, a regulamentelor, circularelor si politicilor privind anti-frauda, adoptate de catre societate, poate duce la consecinte pecuniare adverse. Responsabilizarea angajatilor este parte integranta din modelul nostru de afaceri. Comportamentul si atitudinea noastra dicteaza felul in care suntem perceputi de clienti si furnizori atat la nivel individual, cat si la nivelul intregii companii. Societatea Kunden Broker si-a luat angajamentul de a respecta legislatia nationala si internationala in ceea ce priveste combaterea fenomenului de coruptie. Regulile si principiile mentionate in cadrul nostru legislativ sunt valabile pentru oricare dintre noi: angajati, parteneri, colaboratori, furnizori, reprezentanti legali sau persoane care lucreaza in favoarea societatii. De aceea, in cadrul Kunden Broker Companie de Brokeraj S.R.L., manifestam toleranta zero in raport cu orice fapta de coruptie.

Procedura de combatere a spalarii banilor

In acord cu prevederile Legii nr. 129/ 2019 privind prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si modificarea si completarea unor acte normative si cu Regulamentul nr. 13/ 2019 privind instituirea masurilor de prevenire si de combatere a spalarii banilor si a finantarii terorismului prin intermediul sectoarelor financiare supravegheate de Autoritatea de Supraveghere Financiara, compania noastra a intocmit o procedura interna de combatere a spalarii banilor si a finantarii terorismului. La evaluarea si gestionarea riscului s-a tinut cont de natura activitatii societatii Kunden Broker. Este vorba despre distributia de asigurari – activitate concretizata in intermedierea produselor de asigurari a societatilor de asigurari colaboratoare – si activitatea de marketing al fondului de pensii facultative – concretizata in intermedierea de pensii private a fondului. Tinand cont de faptul ca in cazul asigurarilor de viata si a actelor de aderare la fondul de pensii private nu se realizeaza incasari si/ sau plati directe de la/ catre clienti, acestea facandu-se direct catre/ de la asiguratori, compania prezinta un risc de spalarea banilor si finantarea terorismului diminuat. De asemenea, s-au luat masuri pentru a se asigura ca sistemele si procedurile de control pentru gestionarea riscurilor, in special cele legate de aplicarea nivelului corect al masurilor de cunoastere a clientelei, sunt eficiente si proportionale.

Politici si proceduri de securitate GDPR

In conformitate cu prevederile Regulamentului UE nr. 679/ 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, am trasat politici speciale si am adoptat proceduri de securitate GDPR. Procedura descrie conditiile si modul de desfasurare a activitatii privind securitatea prelucrarii datelor cu caracter personal. Procedura se aplica atat in cadrul Societatii Kunden Broker Companie de Brokeraj S.R.L., denumita in cele ce urmeaza „Operator”, cat si de catre persoanele fizice si/ sau juridice imputernicite de „Operator” sa prelucreaza date cu caracter personal pentru aceasta.

Procedura privind primirea si solutionarea petitiilor

In acord cu prevederile Normei Autoritatii de Supraveghere Financiara nr. 18/ 2017 privind procedura de solutionare a petitiilor referitoare la activitatea societatilor de asigurare si reasigurare si brokerilor de asigurare, societatea Kunden Broker a intocmit procedura interna care stabileste regulile si procedurile privind inregistrarea, administrarea si pastrarea petitiilor. Scopul procedurii este de a reglementa modul de inregistrare si solutionare a sesizarilor, petitiilor si cererilor primite de la clienti, conform prevederilor legale in vigoare, precum si perioada de timp in care acestea vor fi solutionate in cadrul societatii. Procedura cuprinde principiile, regulile si termenii de baza privind administrarea responsabila si prompta a petitiilor in cadrul companiei, prevederile acesteia fiind aplicabile angajatilor, asistentilor in brokeraj si colaboratorilor societatii Kunden Broker. In vederea rezolvarii corespunzatoare si in termenul legal a petitiilor care ii sunt adresate, Societatea Kunden Broker Companie de Brokeraj S.R.L. detine atat la sediul central, cat si la sediile teritoriale, proceduri scrise de primire si solutionare a petitiilor, aprobate de catre conducerea executiva.

Politica de securitate a resurselor informatice si de comunicatii

Aceasta politica de securitate defineste un set de reguli, cerinte si instructiuni aplicabile la nivelul societatii Kunden Broker, care stau la baza infrastructurii de securitate si stabilesc limitele unui comportament acceptabil, legal si eficient in utilizarea Resurselor Informatice si de Comunicatii (RIC). Politica de securitate a companiei Kunden Broker are ca scop asigurarea confidentialitatii, integritatii si disponibilitatii informatiei. Confidentialitatea presupune protectia datelor impotriva accesului neautorizat. Fisierele electronice create, trimise, primite sau stocate utilizand sistemul RIC propriu, administrate sau in custodia si sub controlul Kunden Broker sunt confidentiale si pot fi accesate doar de catre angajatii autorizati din cadrul societatii, numai in conditiile prevazute de lege si stabilite in Regulamentul de Ordine Interioara al companiei. Utilizatorul raspunde personal de asigurarea confidentialitatii datelor incredintate prin procedurile de acces la RIC. Integritatea se refera la masurile si procedurile utilizate pentru protectia datelor impotriva modificarilor sau distrugerii neautorizate. Disponibilitatea se refera la asigurarea functionarii continue a tuturor componentelor RIC. Diverse aplicatii au nevoie de nivele diferite de disponibilitate in functie de impactul sau daunele produse ca urmare a nefunctionarii corespunzatoare a RIC.

Procedura de intermediere produse de asigurare

Datorita preocuparii continue a societatii Kunden Broker in calitate de Companie de Brokeraj, privind protejarea drepturilor clientilor, se elaboreaza etapele necesare in procesul de desfasurare a distributiei de asigurari, avand ca scop evitarea riscului operational si al riscului de conduita. In desfasurarea activitatii de distributie a produselor de asigurare si pensii facultative, conducerea companiei va monitoriza permanent procesul de distributie, pentru evitarea riscului de conduita in relatia cu clientii. Toti cei implicati in procesul de distributie (asistentii in brokeraj si agentii de marketing persoane fizice) vor actiona astfel incat sa se asigure un tratament corect si echitabil clientilor si sa se evite practicile incorecte, neloiale, frauduloase sau abuzive.

Regulile de conformitate si etica

Codul de conduita si etica al asistentilor in brokeraj/ agentilor de marketing

Ne desfasuram activitatea tinand cont de codul nostru de conduita si etica, punand accentul pe gestionarea tuturor relatiilor cu echitate, decenta si buna intentie. Codul de conduita si etica traseaza directii clare, legate de modul in care actionam si prezinta detalii despre comportamentul profesional pe care fiecare dintre noi trebuie sa il aiba. Prin respectarea acestuia, demonstram tuturor ca ne desfasuram activitatea in acord cu valorile societatii. Obiectivele noastre sunt: atingerea performantei de operare, care ne plaseaza intre cei mai buni din industrie, crearea unei valori de durata si oferirea de informatii financiare complete si exacte.

Regulament de ordine interioara

Relatiile sociale cu salariatii sunt reglementate clar, prin codul de principii etice si de conformitate. Resursa umana reprezinta cel mai important capital al companiei noastre; angajatii capabili, devotati si motivati jucand un rol cheie in dezvoltarea si consolidarea societatii. De aceea, conducerea societatii este preocupata de permanenta dezvoltare a salariatilor si de asigurarea unui climat favorabil desfasurarii activitatii, inclusiv prin promovarea Regulamentului de Ordine Interioara. In baza declaratiei privind tratarea reclamatiilor salariatilor, acestia sunt incurajati sa raporteze prompt orice practici sau actiuni pe care le considera ca fiind incompatibile cu politicile stabilite in Ghidul de Conformitate si Etica al societatii.

Procedura de instruire si dezvoltare a personalului angajat si al asistentilor in brokeraj

Procesul de instruire si dezvoltare al personalului societatii Kunden Broker in calitate de Companie de Brokeraj, este un proces planificat si sistematic care are ca obiectiv eliminarea decalajului dintre nivelul de performanta existent si cel dorit. La nivelul societatii exista structurat un plan de instruire a personalului angajat/ al asistentilor in brokeraj/ agentilor de marketing, care sa contribuie la pastrarea cerintelor clientilor si partenerilor nostri.

Instruirea personalului se realizeaza prin:

• Programe de integrare pentru personalul nou angajat;
• Programe de instruire si dezvoltare pentru personalul existent;
• Programe de instruire si dezvoltare pentru personalul promovat sau schimbat din functie (recrutare interna);
• Programe de instruire pentru asistentii in brokeraj/ agentii de marketing.

Dorim sa furnizam consecvent, clientilor nostri, servicii eficiente si solutii adaptate, concomitent cu cel mai inalt standard de pregatire profesionala. Misiunea echipei Kunden Broker, sintetizata in sloganul „we care for your future”, consta in a-i indruma pe cei care aleg sa devina clientii sau partenerii nostri, sa aiba mai multa incredere in viitorul lor. Astfel, construim alaturi de ei planuri, pentru un prezent sigur si un viitor stabil, din punct de vedere financiar. Strategia de brand creata de Kunden Broker, pe care se bazeaza intreaga activitate, se fundamenteaza pe aceasta idee, respectand in permanenta si cele trei valori ale companiei: Profesionalism, Orientare spre solutii si Consecventa. Avem un angajament pe termen lung sa ne conducem activitatea in conformitate cu legile si reglementarile aplicabile si in conformitate cu cele mai inalte principii etice. Acest angajament ne ajuta sa ne pastram reputatia in ceea ce priveste onestitatea, calitatea si integritatea de care dam dovada.