Cadrul legal aplicabil

Activitatea societatii este reglementata in principal de:

• Legea nr. 236/2018 privind distributia de asigurari
• Norma A.S.F. nr. 22/2021 privind distributia de asigurari
• Norma A.S.F. nr. 23/2021 privind pregatirea profesionala a persoanelor implicate in distributia de asigurari
• Regulamentul (UE) 2019/2088 privind informatiile privind durabilitatea in sectorul serviciilor financiare (SFDR)
• Regulamentul Delegat (UE) 2022/1288
• Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR)
• Legea nr. 361/2022 privind protectia avertizorilor in interes public

Societatea isi desfasoara activitatea in conformitate cu aceste reglementari si cu legislatia conexa aplicabila. Succesul si reputatia noastra depind atat de calitatea produselor si serviciilor furnizate clientilor nostri, cat si de modul in care ne desfasuram activitatea. Prin cresterea continua a performantei, stabilirea unor standarde superioare si printr-un comportament etic profesional, transpunem acest deziderat in succes. In acord cu prevederile Autoritatii de Supraveghere Financiara (ASF) si legislatiei internationale, societatile sunt obligate sa creeze o functie de conformitate. Conformitatea insumeaza un set de reguli, legi si linii directoare, care reprezinta o sarcina permanenta pentru institutii/ societati si sunt puse in practica de catre un departament specializat, sub supravegherea Ofiterului de conformitate. Departamentul de conformitate are cinci responsabilitati: identificare, prevenire, monitorizare/ detectare, rezolutie si consultanta. Ofiterul de Conformitate identifica riscurile pe care o societate le intampina si recomanda corectii adecvate; elaboreaza si implementeaza controale pentru a proteja societatea de aceste riscuri si urmareste monitorizarea conformitatii si rapoartelor privind eficacitatea controalelor in gestionarea expunerii la risc a societatii. De asemenea, departamentul rezolva problemele de conformitate in momentul in care acestea apar si ofera recomandari, cu privire la reguli si controale.

Ghidul de Conformitate si Etica al societatii Kunden Broker subliniaza o viziune comuna a standardelor si practicilor pentru activitatea noastra. Principiile prezentate in acest document ne ghideaza pe fiecare dintre noi, in activitatea zilnica. In acord cu legislatia in vigoare, Ghidul de Conformitate si Etica, insumeaza un set de reguli, reglementari si proceduri detaliate, care guverneaza modul in care societatea si personalul acesteia isi desfasoara activitatea profesionala. Acest set de principii directoare si politici confera siguranta faptului ca, intreg personalul si actionariatul au o viziune comuna asupra standardelor etice si opereaza in conformitate cu aceste standarde. Ghidul stabileste standardele minime ce trebuie respectate de catre intreg personalul angajat si colaborator.

Politica de conformitate

Conform structurii sistemului de management al conformitatii se identifica si se evalueaza riscurile de conformitate si se stabilesc metodele de identificare si solutionare a cazurilor neconforme. Riscul de conformitate reprezinta riscul de afectare/ vatamare a integritatii si reputatiei societatii prin nerespectarea legilor, regulamentelor, procedurilor interne si standardelor etice, referitoare la activitatea profesionala zilnica si la comportamentul fiecarui individ, aplicabile persoanelor care isi desfasoara activitatea in cadrul companiei Kunden Broker.

Politica anticoruptie si antifrauda interna

Incalcare din partea angajatilor/ colaboratorilor sau partenerilor, a legislatiei in vigoare, a procedurilor interne, a regulamentelor, circularelor si politicilor privind anti-frauda, adoptate de catre societate, poate duce la consecinte pecuniare adverse. Responsabilizarea angajatilor este parte integranta din modelul nostru de afaceri. Comportamentul si atitudinea noastra dicteaza felul in care suntem perceputi de clienti si furnizori atat la nivel individual, cat si la nivelul intregii companii. Societatea Kunden Broker si-a luat angajamentul de a respecta legislatia nationala si internationala in ceea ce priveste combaterea fenomenului de coruptie. Regulile si principiile mentionate in cadrul nostru legislativ sunt valabile pentru oricare dintre noi: angajati, parteneri, colaboratori, furnizori, reprezentanti legali sau persoane care lucreaza in favoarea societatii. De aceea, in cadrul Kunden Broker Companie de Brokeraj S.R.L., manifestam toleranta zero in raport cu orice fapta de coruptie.

Procedura de combatere a spalarii banilor

In acord cu prevederile Legii nr. 129/ 2019 privind prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si modificarea si completarea unor acte normative si cu Regulamentul nr. 13/ 2019 privind instituirea masurilor de prevenire si de combatere a spalarii banilor si a finantarii terorismului prin intermediul sectoarelor financiare supravegheate de Autoritatea de Supraveghere Financiara, compania noastra a intocmit o procedura interna de combatere a spalarii banilor si a finantarii terorismului. La evaluarea si gestionarea riscului s-a tinut cont de natura activitatii societatii Kunden Broker. Este vorba despre distributia de asigurari – activitate concretizata in intermedierea produselor de asigurari a societatilor de asigurari colaboratoare – si activitatea de marketing al fondului de pensii facultative – concretizata in intermedierea de pensii private a fondului. Tinand cont de faptul ca in cazul asigurarilor de viata si a actelor de aderare la fondul de pensii private nu se realizeaza incasari si/ sau plati directe de la/ catre clienti, acestea facandu-se direct catre/ de la asiguratori, compania prezinta un risc de spalarea banilor si finantarea terorismului diminuat. De asemenea, s-au luat masuri pentru a se asigura ca sistemele si procedurile de control pentru gestionarea riscurilor, in special cele legate de aplicarea nivelului corect al masurilor de cunoastere a clientelei, sunt eficiente si proportionale.

Politici si proceduri de securitate GDPR

In conformitate cu prevederile Regulamentului UE nr. 679/ 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, am trasat politici speciale si am adoptat proceduri de securitate GDPR. Procedura descrie conditiile si modul de desfasurare a activitatii privind securitatea prelucrarii datelor cu caracter personal. Procedura se aplica atat in cadrul Societatii Kunden Broker Companie de Brokeraj S.R.L., denumita in cele ce urmeaza „Operator”, cat si de catre persoanele fizice si/ sau juridice imputernicite de „Operator” sa prelucreaza date cu caracter personal pentru aceasta.

Procedura privind primirea si solutionarea petitiilor

In acord cu prevederile Normei Autoritatii de Supraveghere Financiara nr. 18/ 2017 privind procedura de solutionare a petitiilor referitoare la activitatea societatilor de asigurare si reasigurare si brokerilor de asigurare, societatea Kunden Broker a intocmit procedura interna care stabileste regulile si procedurile privind inregistrarea, administrarea si pastrarea petitiilor. Scopul procedurii este de a reglementa modul de inregistrare si solutionare a sesizarilor, petitiilor si cererilor primite de la clienti, conform prevederilor legale in vigoare, precum si perioada de timp in care acestea vor fi solutionate in cadrul societatii. Procedura cuprinde principiile, regulile si termenii de baza privind administrarea responsabila si prompta a petitiilor in cadrul companiei, prevederile acesteia fiind aplicabile angajatilor, asistentilor in brokeraj si colaboratorilor societatii Kunden Broker. In vederea rezolvarii corespunzatoare si in termenul legal a petitiilor care ii sunt adresate, Societatea Kunden Broker Companie de Brokeraj S.R.L. detine atat la sediul central, cat si la sediile teritoriale, proceduri scrise de primire si solutionare a petitiilor, aprobate de catre conducerea executiva.

Politica de securitate a resurselor informatice si de comunicatii

Aceasta politica de securitate defineste un set de reguli, cerinte si instructiuni aplicabile la nivelul societatii Kunden Broker, care stau la baza infrastructurii de securitate si stabilesc limitele unui comportament acceptabil, legal si eficient in utilizarea Resurselor Informatice si de Comunicatii (RIC). Politica de securitate a companiei Kunden Broker are ca scop asigurarea confidentialitatii, integritatii si disponibilitatii informatiei. Confidentialitatea presupune protectia datelor impotriva accesului neautorizat. Fisierele electronice create, trimise, primite sau stocate utilizand sistemul RIC propriu, administrate sau in custodia si sub controlul Kunden Broker sunt confidentiale si pot fi accesate doar de catre angajatii autorizati din cadrul societatii, numai in conditiile prevazute de lege si stabilite in Regulamentul de Ordine Interioara al companiei. Utilizatorul raspunde personal de asigurarea confidentialitatii datelor incredintate prin procedurile de acces la RIC. Integritatea se refera la masurile si procedurile utilizate pentru protectia datelor impotriva modificarilor sau distrugerii neautorizate. Disponibilitatea se refera la asigurarea functionarii continue a tuturor componentelor RIC. Diverse aplicatii au nevoie de nivele diferite de disponibilitate in functie de impactul sau daunele produse ca urmare a nefunctionarii corespunzatoare a RIC.

Procedura de intermediere produse de asigurare

Datorita preocuparii continue a societatii Kunden Broker in calitate de Companie de Brokeraj, privind protejarea drepturilor clientilor, se elaboreaza etapele necesare in procesul de desfasurare a distributiei de asigurari, avand ca scop evitarea riscului operational si al riscului de conduita. In desfasurarea activitatii de distributie a produselor de asigurare si pensii facultative, conducerea companiei va monitoriza permanent procesul de distributie, pentru evitarea riscului de conduita in relatia cu clientii. Toti cei implicati in procesul de distributie (asistentii in brokeraj si agentii de marketing persoane fizice) vor actiona astfel incat sa se asigure un tratament corect si echitabil clientilor si sa se evite practicile incorecte, neloiale, frauduloase sau abuzive.

Procesul de consultanta si evaluarea nevoilor

In cadrul activitatii de intermediere, societatea desfasoara la cerere un proces de consultanta structurat, orientat catre identificarea corecta a cerintelor, nevoilor si obiectivelor clientului, in vederea formularii unor recomandari adecvate. Procesul de consultanta presupune, in principal:

• colectarea informatiilor relevante de la client, in masura in care acestea sunt necesare pentru identificarea produsului adecvat;
• clarificarea intereselor, prioritatilor si obiectivelor urmarite de client prin incheierea produsului de asigurare sau de pensii private;
• evaluarea gradului de acceptare a riscului, a nivelului de protectie dorit si, dupa caz, a preferintelor privind sustenabilitatea;
• analizarea produselor disponibile in portofoliul partenerilor contractuali ai societatii;
• formularea unei recomandari motivate, raportate la informatiile furnizate de client si la caracteristicile produselor disponibile.

Recomandarile societatii au la baza exclusiv informatiile comunicate de client si documentele puse la dispozitie de acesta. In consecinta, caracterul adecvat al recomandarii depinde in mod direct de exactitatea, completitudinea si actualitatea informatiilor furnizate. Societatea urmareste ca procesul de consultanta sa fie realizat intr-o maniera clara, corecta si transparenta, astfel incat clientul sa poata intelege:

• caracteristicile esentiale ale produsului recomandat;
• beneficiile, limitarile si riscurile asociate;
• conditiile contractuale relevante;
• eventualele costuri, comisioane sau implicatii financiare aplicabile.

In masura prevazuta de lege si in functie de natura produsului distribuit, societatea poate utiliza chestionare, formulare de analiza a cerintelor si nevoilor, declaratii ale clientului sau alte instrumente interne de evaluare, menite sa documenteze procesul de consultanta si sa asigure trasabilitatea recomandarii formulate. Societatea nu garanteaza ca produsul recomandat reprezinta singura optiune disponibila pe piata, ci doar ca acesta a fost identificat ca fiind adecvat dintre produsele disponibile in cadrul relatiilor contractuale ale societatii, pe baza informatiilor furnizate de client. Procesul de consultanta este documentat si, dupa caz, arhivat potrivit cerintelor legale si procedurilor interne aplicabile, in scopul asigurarii conformitatii, trasabilitatii si protejarii intereselor clientului si ale societatii.

Regulile de conformitate si etica

Codul de conduita si etica al asistentilor in brokeraj/ agentilor de marketing

Ne desfasuram activitatea tinand cont de codul nostru de conduita si etica, punand accentul pe gestionarea tuturor relatiilor cu echitate, decenta si buna intentie. Codul de conduita si etica traseaza directii clare, legate de modul in care actionam si prezinta detalii despre comportamentul profesional pe care fiecare dintre noi trebuie sa il aiba. Prin respectarea acestuia, demonstram tuturor ca ne desfasuram activitatea in acord cu valorile societatii. Obiectivele noastre sunt: atingerea performantei de operare, care ne plaseaza intre cei mai buni din industrie, crearea unei valori de durata si oferirea de informatii financiare complete si exacte.

Regulament de ordine interioara

Relatiile sociale cu salariatii sunt reglementate clar, prin codul de principii etice si de conformitate. Resursa umana reprezinta cel mai important capital al companiei noastre; angajatii capabili, devotati si motivati jucand un rol cheie in dezvoltarea si consolidarea societatii. De aceea, conducerea societatii este preocupata de permanenta dezvoltare a salariatilor si de asigurarea unui climat favorabil desfasurarii activitatii, inclusiv prin promovarea Regulamentului de Ordine Interioara. In baza declaratiei privind tratarea reclamatiilor salariatilor, acestia sunt incurajati sa raporteze prompt orice practici sau actiuni pe care le considera ca fiind incompatibile cu politicile stabilite in Ghidul de Conformitate si Etica al societatii.

Procedura de instruire si dezvoltare a personalului angajat si al asistentilor in brokeraj

Procesul de instruire si dezvoltare al personalului societatii Kunden Broker in calitate de Companie de Brokeraj, este un proces planificat si sistematic care are ca obiectiv eliminarea decalajului dintre nivelul de performanta existent si cel dorit. La nivelul societatii exista structurat un plan de instruire a personalului angajat/ al asistentilor in brokeraj/ agentilor de marketing, care sa contribuie la pastrarea cerintelor clientilor si partenerilor nostri. Instruirea personalului se realizeaza prin:

• Programe de integrare pentru personalul nou angajat;
• Programe de instruire si dezvoltare pentru personalul existent;
• Programe de instruire si dezvoltare pentru personalul promovat sau schimbat din functie (recrutare interna);
• Programe de instruire pentru asistentii in brokeraj/ agentii de marketing.

Dorim sa furnizam consecvent, clientilor nostri, servicii eficiente si solutii adaptate, concomitent cu cel mai inalt standard de pregatire profesionala. Misiunea echipei Kunden Broker, sintetizata in sloganul „we care for your future”, consta in a-i indruma pe cei care aleg sa devina clientii sau partenerii nostri, sa aiba mai multa incredere in viitorul lor. Astfel, construim alaturi de ei planuri, pentru un prezent sigur si un viitor stabil, din punct de vedere financiar. Strategia de brand creata de Kunden Broker, pe care se bazeaza intreaga activitate, se fundamenteaza pe aceasta idee, respectand in permanenta si cele trei valori ale companiei: Profesionalism, Orientare spre solutii si Consecventa. Avem un angajament pe termen lung sa ne conducem activitatea in conformitate cu legile si reglementarile aplicabile si in conformitate cu cele mai inalte principii etice. Acest angajament ne ajuta sa ne pastram reputatia in ceea ce priveste onestitatea, calitatea si integritatea de care dam dovada.

Remuneratie si stimulente

Societatea este remunerata, in principal, prin comisioane de intermediere platite de catre furnizorii de produse (societati de asigurare si administratori de fonduri de pensii private), in baza acordurilor contractuale incheiate cu acestia. Aceste remuneratii: sunt incluse in structura costurilor produselor distribuite; nu genereaza, in mod obisnuit, costuri suplimentare directe pentru client, cu exceptia situatiilor in care se comunica expres contrariul; pot varia in functie de tipul produsului, caracteristicile acestuia si politica comerciala a furnizorului. In anumite situatii, societatea poate primi si alte forme de remuneratie sau beneficii, inclusiv: comisioane suplimentare legate de volumul activitatii sau performanta; bonusuri comerciale acordate de furnizori; beneficii non-financiare (ex. participarea la programe de formare, conferinte, acces la platforme sau instrumente de lucru). Aceste beneficii sunt acordate in conformitate cu legislatia aplicabila si cu principiile de conduita profesionala, fara a afecta obligatia societatii de a actiona onest, corect si in interesul superior al clientului. Societatea implementeaza politici si proceduri interne menite sa previna situatiile in care structura de remunerare ar putea genera conflicte de interese sau ar putea influenta negativ obiectivitatea recomandarilor formulate catre clienti. In acest sens: remuneratia nu este structurata astfel incat sa incurajeze recomandarea unui produs in detrimentul altuia, atunci cand acesta nu este adecvat clientului; persoanele implicate in distributie sunt supuse unor cerinte de conformitate si monitorizare, inclusiv in ceea ce priveste modul de prezentare si recomandare a produselor; sunt implementate mecanisme de control intern pentru verificarea respectarii principiului adecvarii si a interesului clientului. In cazul in care natura sau cuantumul remuneratiei ar putea genera un potential conflict de interese, societatea ia masurile necesare pentru gestionarea acestuia si, dupa caz, va informa clientul inainte de furnizarea serviciului.

Politica privind conflictele de interese

Societatea aplica politici si proceduri interne adecvate pentru identificarea, prevenirea, gestionarea si, dupa caz, divulgarea conflictelor de interese care pot aparea in desfasurarea activitatii de distributie. In acest sens, societatea implementeaza masuri organizatorice si administrative care includ, fara a se limita la: identificarea situatiilor in care interesele societatii, ale persoanelor implicate in distributie sau ale partenerilor contractuali pot intra in conflict cu interesele clientului; evaluarea periodica a riscurilor de conflict de interese, inclusiv in ceea ce priveste structura de remunerare, relatiile comerciale si practicile de distributie; separarea functionala, acolo unde este cazul, a atributiilor care pot genera conflicte de interese; instruirea periodica a personalului si a asistentilor in brokeraj cu privire la obligatiile de conduita si la gestionarea situatiilor de conflict; monitorizarea activitatii persoanelor implicate in distributie, inclusiv prin mecanisme de control intern si conformitate; implementarea de proceduri interne pentru raportarea si documentarea situatiilor de conflict de interese. Societatea urmareste prevenirea conflictelor de interese inca din faza de organizare a activitatii, astfel incat acestea sa nu afecteze calitatea serviciilor oferite si interesul clientului. In situatia in care un conflict de interese nu poate fi evitat prin masurile implementate, societatea va:

• analiza natura si impactul acestuia asupra clientului;
• adopta masuri de limitare a efectelor negative;
• informa clientul in mod clar, complet si anterior furnizarii serviciului, astfel incat acesta sa poata lua o decizie in cunostinta de cauza.

Informatiile comunicate clientului vor include descrierea generala a conflictului de interese, sursa acestuia si masurile adoptate pentru diminuarea riscurilor asociate. Toate situatiile de conflict de interese identificate sunt documentate si arhivate, in vederea asigurarii trasabilitatii si a posibilitatii de verificare de catre autoritatile competente, inclusiv de catre Autoritatea de Supraveghere Financiara.

Avertizori de integritate (Whistleblowing)

In conformitate cu Directiva (UE) 2019/1937 si Legea nr. 361/2022 privind protectia persoanelor care raporteaza incalcari ale dreptului Uniunii, societatea asigura un cadru intern adecvat pentru raportarea, investigarea si solutionarea incalcarilor legii, promovand o cultura organizationala bazata pe legalitate, integritate, transparenta si responsabilitate. Societatea incurajeaza raportarea cu buna-credinta a oricaror fapte ilegale, neetice sau neconforme, fara ca acestea sa fie considerate acte de denunt, ci contributii legitime la respectarea normelor legale si a standardelor profesionale. Pot transmite raportari, in conditiile legii:

• angajati ai societatii;
• fosti angajati;
• colaboratori si asistenti in brokeraj;
• parteneri contractuali;
• furnizori;
• alte persoane care au obtinut informatii intr-un context profesional.

Tipuri de incalcari

Pot face obiectul raportarii, cu titlu exemplificativ:

• infractiuni economice sau financiare;
• fapte de coruptie (mita, trafic de influenta);
• frauda, fals sau uz de fals;
• spalarea banilor sau finantarea terorismului;
• conflicte de interese;
• incalcari ale legislatiei aplicabile (inclusiv in domeniul asigurarilor si pensiilor private);
• abateri disciplinare grave sau incalcari ale normelor deontologice si profesionale;
• orice actiuni sau omisiuni care contravin scopului sau spiritului legislatiei aplicabile.

Canale de raportare:

Societatea a instituit un canal intern dedicat pentru transmiterea sesizarilor, distinct de canalele operationale uzuale. Raportarile pot fi transmise:

• prin e-mail, la adresa dedicata: avertizor@kundenbroker.ro;
• in scris, prin transmitere la sediul societatii;
• personal, la sediul societatii, cu inregistrarea sesizarii;

Raportarile pot fi transmise nominal sau anonim, in conditiile legii.

Procedura de gestionare a raportarilor:

Societatea asigura un proces intern structurat pentru gestionarea sesizarilor, care include:

• inregistrarea raportarii intr-un registru intern;
• confirmarea primirii acesteia, in termenul prevazut de lege;
• analiza preliminara a admisibilitatii;
• investigarea faptelor semnalate, in mod obiectiv si impartial;
• adoptarea masurilor corespunzatoare, daca se confirma incalcarea;
• transmiterea unui raspuns catre avertizor, in limitele legii.

Protectia avertizorilor

Societatea garanteaza:

• confidentialitatea identitatii avertizorului si a oricaror terte persoane mentionate in raportare;
• protectia impotriva oricarei forme de represalii (concediere, sanctionare, discriminare etc.);
• tratarea raportarilor cu buna-credinta si in conformitate cu legislatia aplicabila;
• acces limitat la informatii, respectiv doar pentru persoanele autorizate.

Confidentialitate si protectia datelor

Raportarile si datele persoanelor implicate sunt tratate in mod confidential si cu respectarea prevederilor GDPR. Datele sunt prelucrate exclusiv in scopul solutionarii raportarii si sunt pastrate doar pe perioada necesara indeplinirii acestui scop, conform obligatiilor legale.

Raportari externe

In conformitate cu legislatia aplicabila, avertizorii pot utiliza si canale externe de raportare, inclusiv catre autoritati competente, atunci cand considera ca raportarea interna nu este adecvata sau eficienta.

Raportari abuzive

Raportarile formulate cu rea-credinta sau in mod abuziv pot atrage raspunderea disciplinara, contraventionala sau penala, in conditiile legii.